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平成２８年１月からマイナンバー制度が始まりました。
実務では、企業が作成する税や社会保険関係の書類にマイナンバーを記載する必要があり、従業員とその家族（配偶者・扶養親族）、取引先等からマイナンバーを提供を受ける（収集する）必要があります。

従業員からのマイナンバーの収集と本人確認
従業員（パート・アルバイト含む）からマイナンバーを収集するにあたって、会社は次の３つを行う必要があります。

従業員からのマイナンバー収集の方法
１．マイナンバーを利用する目的を説明する。
２．マイナンバーの記載された「扶養控除等（異動）申告書」などの提出を受ける。
３．本人確認を行う。

 

（１）従業員への利用目的の説明
以下のように会社がマイナンバーを利用する目的を、社員へのメールや社内掲示板での告知などによって伝えます。

利用する目的の説明例
「源泉徴収事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」の諸手続きのため

 

（２）マイナンバーが記載された書面の受取
「扶養控除等（異動）申告書」にマイナンバーを記載してもらう方法が一般的です。
また、上記（１）の説明例のようにマイナンバーの利用目的をまとめて説明しておけば「扶養控除等（異動）申告書」に記載されたマイナンバーを雇用保険や健康保険の手続きで利用することができます。

 

（３）本人確認の手続き
従業員からのマイナンバーを収集する際には、間違いやなりすましの防止等のため「本人確認」を行う必要があります。
本人確認には、原則として番号確認と身元確認の２つが必要です。

＜本人確認の方法＞
１．番号確認…記載されたマイナンバーが正しいことを確認する。
２．身元確認…そのマイナンバーの正しい持ち主であることを確認する。

現に雇用関係にある従業員の場合、採用時に本人の身元確認が行われているのであれば、番号確認のみを行い、運転免許証などによる身元確認を省略することができます。
また、本人確認は、マイナンバーを取り扱う総務・経理担当者が対面で確認するほか、支店や営業所がある場合には、支店や営業所のとりまとめ担当者が行うことも可能です。

 

（４）従業員の扶養家族の場合
扶養家族の本人確認については、従業員が行う場合と会社が行う場合があります。
１．扶養控除等（異動）申告書の提出
家族の本人確認は従業員自身が行います。
会社は、「扶養控除等（異動）申告書」に記載された配偶者や扶養親族の本人確認を行う必要がありません。

２．国民年金第３号被保険者の届出
従業員の配偶者の本人確認を会社が行います。この場合、一般的には、従業員が配偶者の代理人となって、会社に配偶者のマイナンバーが記載された書類等を提出します。

＜従業員が代理人となる場合の必要書類＞
１．配偶者から従業員への委任状
２．代理人である従業員の個人番号カードや運転免許証等
３．配偶者の個人番号カードや通知カードのコピー

 

（５）短期のパート、アルバイトの場合
アルバイトやパートの入れ替わりが頻繁にある業種はもちろんのこと、アルバイト等が短期間で突然辞めてしまうことも予想されるため、採用時にマイナンバーの提供を受けて、本人確認を行うようにしましょう。

 

従業員以外（取引先・株主等）の場合
個人事業者への報酬、料金などの支払や不動産オーナーへの賃貸料の支払いがある場合は、支払調書の作成にあたり支払先からマイナンバーを提供してもらう必要があります。
例えば「マイナンバーの提供をお願いする」旨の文書を送付（郵送やメール）して、通知カード（コピー）と運転免許証等のコピー、あるいは個人番号カード（コピー）とともに返送してもらう方法などがあります。
講演会の講師など、年に一度限りのような支払先については、講演料の支払い時などにマイナンバーの提供を受けることを忘れないように注意しましょう。

 

源泉徴収票等の法廷調書等へのマイナンバーの記載はいつから？
今年（平成２８年）の１月に提出する給与所得の源泉徴収票（給与支払報告書）、報酬・料金や不動産使用料の支払調書などについては、マイナンバーの記載は不要です。これは平成２７年中の支払に対する「平成２７年分」の法定調書のためです（様式変更はなく、マイナンバーの記載欄もありません）。
マイナンバーの記載が必要になるのは、平成２８年１月１日以降の金銭等の支払等に係る法定調書、すなわち平成２９年１月末が提出期限の「平成２８年分」の法定調書からです（様式が変更され、マイナンバーや法人番号の記載欄が設けられます）。

■主な法定調書等へのマイナンバーの記載時期

書類名等	一般的な記載時期
・給与所得の源泉徴収票（給与支払報告書）	平成２８年１月１日以降の金銭等の支払等に係る法定調書から（平成２９年１月提出分から）
・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書・不動産使用料等の支払調書　等
・配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書	平成２８年１月１日以降の金銭等の支払等に係る法定調書から（平成２９年１月提出分から）※既存の株主については３年間の猶予あり

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