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皆様、新年あけましておめでとうございます。
本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。

早速、本題に入りますが、
弊社では、昨年11月より、マニュアルツール『Teachme biz』の導入を致しました。
まだ既存マニュアルの移行の段階のため、完全に運用しているというのには程遠いですが、
今回は現段階での導入の背景、理由、期待する成果、運用で意識するポイントについて書かせていただきます。

■導入の背景

今までは、作成に時間がかかったり、個々が作成し、統一された場所に保存していない、
また、ファイル名でしか検索できないため検索してもヒットしないため、
似たようなマニュアルがいくつも存在した、または、存在することすら把握できていませんでした。
これにより更新もされず『見られないマニュアル』で溢れかえっていました。
これを解決すべくツールの導入をしたという背景です。

■導入した理由

以下の理由より採用いたしました。
・作りやすさ：画像のトリミングや文字の挿入が容易
・更新のしやすさ：閲覧数、最終更新日から更新が滞っているか、見られているかが把握できる
・シンプルさ：1STEPごとに必ず画像の挿入が必要、かつ、本文の文字数制限が少ないため、
　　　　　　　強制的に画像を見れば分かるようなマニュアルになる

■期待する効果

• 新人教育の時間削減：説明回数が減り、OJTが進めやすくなる
• 問い合わせの減少：マニュアルを見るだけで自己解決できる
• 品質のばらつき抑制：手順が明文化されることで、作業ミスが減少する
• 暗黙知の可視化：属人化していた業務の標準化が進む

現在、一部のマニュアルの移行が完了しており、実際の業務で使っていく中で、
「分かりやすい」「助かる」という声をいただきました。

■運用で意識するポイント

便利なツールですが、これに甘んじて運用が伴わなければ効果は薄れていき、
従前のような『見られないマニュアル』と化してしまいます。
そうならないために、運用をする上で以下を意識して運用を進めます。

• マニュアルの“鮮度”を保つため、定期的に見直す(半年に1回以上)
• 初版を作るハードルを下げ、とにかく作ってみる文化をつくる
• テンプレートを統一し、見やすい形式を維持する
• 更新履歴や閲覧データを活用し、改善サイクルを回す

■最後に

Teachme Bizの導入により、マニュアル作成の効率化だけでなく、
組織全体の「共通認識の底上げ」につながっていくと感じております。

ツールを導入したところで、生かすも殺すも私たち次第。
『見られるマニュアル』を目指してより使いやすいマニュアルを整備し、
業務の標準化と生産性向上に取り組んでまいります。

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